Elementor #4174

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

Fecha de entrada en vigencia: 6 de mayo de 2024 

INTRODUCCIÓN 

La Sociedad, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., con NIT 901.818.700-8, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como la normatividad concordante, se permite informar a los interesados respecto de la adopción de la Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual reconoce, acata y respeta los derechos de los Titulares de la información, asume con responsabilidad los deberes como Responsable e implementa los procedimientos de control necesarios para la protección de los datos personales a los cuales tiene acceso en el giro ordinario de sus actividades, para que los Encargados ejecuten sus labores observando todo lo que se consigna en este documento y en los demás que lo complementan, tal y como se indica más adelante. 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los Titulares de los datos, a quienes ya fueron recolectados y de quienes se obtengan en el futuro, en el ejercicio de las actividades inherentes de la Propiedad Horizontal, así como en desarrollo de las relaciones de tipo comercial, contractual o laboral. 

De esta manera, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., manifiesta que garantiza los derechos a la: Privacidad, Intimidad, Buen Nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios rectores de: Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad. 

Todos los Titulares de Datos Personales que, en desarrollo de diferentes actividades legales, culturales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, que llegaran a suministrar a la sociedad EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., cualquier tipo de información o dato personal, podrá: conocerla, actualizarla, rectificarla o suprimirla. Así como revocar la autorización otorgada. 

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

Capítulo I – RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO 

Capítulo II – MARCO NORMATIVO Y JURISPRUDENCIAL 

• Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15 y artículo 20. 

• Ley 1581 de 2012 (17 de octubre), Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. 

• Decreto 1377 (Junio 27), Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015. 

• Decreto Reglamentario 886 de 2014 (13 de mayo), Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos. 

• Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (26 de mayo), Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. 

• Decreto 090 de 2018 (18 de enero), Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. 

• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

• Sentencia C – 1011 de 2008, de la Corte Constitucional. 

• Sentencia T – 768 de 2008, de la Corte Constitucional. 

• Sentencia C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional. 

• Sentencia T – 114 de 2018, de la Corte Constitucional. 

Capítulo III – ÁMBITO DE APLICACIÓN 

La presente política será aplicable a los datos de las personas naturales registradas en cualquiera de nuestras bases de datos, sea física o digital y que las haga susceptibles de tratamiento. 

Capítulo IV – DEFINICIONES 

Para los efectos de la presente política y para su claridad, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. se permite a continuación, indicar las definiciones de los términos relativos a su derecho fundamental de habeas data, las cuales son tomadas de la normatividad vigente que regulan la materia: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero). 

Consulta: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste, o por La Copropiedad, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos. 

CCTV: Un circuito cerrado de televisión o Closed Circuit Television –CCTV– es un conjunto de componentes directamente entrelazados, que crean un circuito de imágenes y, se les denomina circuito cerrado porque a diferencia de la televisión tradicional, este solo permite un acceso limitado y restringido del contenido de las imágenes a algunos usuarios. El CCTV puede estar compuesto de una o varias cámaras de vigilancia conectadas a uno o más monitores o televisores, los cuales reproducen imágenes capturadas; estas imágenes pueden ser simultáneamente almacenadas en medios analógicos o digitales, según lo requiera el usuario.  

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato público: Es el dato que, de acuerdo con la ley, no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros). 

La citada Ley 1581 de 2012, prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i) Cuando el Titular otorga su consentimiento; (ii) El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado; (iii) El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad; (iv) El Tratamiento hace alusión a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; y (v) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este Último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. 

Datos personales de los niños, niñas y adolescentes (NNA): Se debe tener en cuenta que, aunque la Ley 1581 de 2012, prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de estos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responde al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes“. 

DVR: (DVR, Digital Video Recorder o PVR, Personal Video Recorder) es un dispositivo de grabación de vídeo en formato digital. Se podría considerar como un set-top box más sofisticado y con capacidad de grabación. Un DVR se compone, por una parte, del hardware, que consiste principalmente en un disco duro de gran capacidad, un microprocesador y los buses de comunicación; y por otra, del software, que proporciona diversas funcionalidades para el tratamiento de las secuencias de vídeo recibidas, acceso a guías de programación y búsqueda avanzada de contenidos. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 

Nube o Computación en la Nube: Es un modelo que permite el acceso ubicuo, adaptable, y por demanda en red a un conjunto compartido de recursos computacionales configurables (por ejemplo: redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios) que se pueden aprovisionar y liberar rápidamente con un mínimo de esfuerzo de gestión o interacción del proveedor de servicios. 

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

Capítulo V – PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS 

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. aplicará de manera armónica e integral, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales, los siguientes principios: 

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema. 

Principio de Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice La Copropiedad o a la cual tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales. 

Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que revele el consentimiento. 

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. 

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrá estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. será de medio. 

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que, en EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la Ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

Capítulo VI – DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., a través de esta Política, garantiza a los titulares, causahabientes del titular, representantes legales y apoderados del titular de los datos personales los derechos que se indican a continuación: 

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Copropiedad en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento estén expresamente prohibidos o no hayan sido autorizados. 

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Copropiedad para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, o conducta inequívoca, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización. 

1. Ser informado por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales. 

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

1. Acceder en forma gratuita, previa Consulta del Titular, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez al mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por: 

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

1. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación. 

Capitulo VII – Derechos de los niños y adolescentes 

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prescrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: 

1. Responder y respetar el interés superior de los menores. 

1. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario. 

Capítulo VIII – Deberes y Obligaciones de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. como responsable y de los encargados en el tratamiento de los datos personales 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. reconoce la titularidad de los datos personales que ostentan las personas naturales y, en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el Titular o por las normas vigentes. 

En el tratamiento y protección de datos personales, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. como responsable tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de datos personales. 

1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

1. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

1. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. 

1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. 

1. Suministrar al Encargado (s) del Tratamiento, según el caso, Únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 

1. Respetar y exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos y condiciones señalados por la Ley. 

1. Adoptar de manera real y no solo formal, la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, con sus protocolos, procedimientos y formatos, para garantizar el cumplimiento de los Derechos de los titulares y la Ley. 

1. Identificar cuando determinada información se encuentra “en discusión” por la interposición de un reclamo por parte del Titular y si es de resorte del Encargado, informarle. 

1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 

1. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre el tema en particular. 

1. Usar Únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. 

1. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos por el representante legal del menor. 

1. Registrar en la base de datos la leyenda «Reclamo en Trámite» en la forma en que se regula en la ley. 

1. Insertar en la base de datos la leyenda «Información en Discusión Judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 

1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). 

1. Permitir el acceso a la información Únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 

1. Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 

1. EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. garantiza y exige que toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de estos y el deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones contractuales con la institución. 

Por su parte los Encargados que funjan como tales, de manera transitoria o permanente en cumplimiento de funciones u obligaciones contractuales, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia, deberán: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho fundamental de Habeas Data. 

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 

1. Canalizar de manera inmediata al Responsable las consultas y reclamos formulados por los Titulares, para que sean tramitados de acuerdo con el Procedimiento de Atención de Solicitudes, en los términos de Ley. 

1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

1. Permitir el acceso a la información Únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, de acuerdo con los lineamientos dados por esta Política. 

1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

En atención al artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012. 

La Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones publicó la “Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Acountability)” el 28 de mayo de 2015, en concordancia con lo normado por los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. En consonancia con las directrices planteadas por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) en lo relativo al Programa Integral de Gestión de Datos Personales, señala las funciones del oficial de datos personales. 

Capítulo IX – AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la Ley, a saber: 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

1. Datos de naturaleza pública. 

1. Casos de urgencia médica o sanitaria. 

1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 

1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

Capitulo X – Medios y prueba para otorgar la autorización: 

La autorización será solicitada por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales. 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico o electrónico (vía correo electrónico), en todo caso debe ser un medio que permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya, que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad (físico y electrónico), al igual que adopta las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que se obtuvo. En consecuencia, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, quienes tendrá cláusula de Confidencialidad para el manejo de esta información. 

En caso de que la Autorización sea solicitada por el Titular, se informará que dicha solicitud puede realizarse al correo electrónico, y se atenderá de acuerdo con el Procedimiento de Atención de Solicitudes. 

Capitulo XI – Revocatoria de la autorización: 

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. reglamenta mediante el Procedimiento de Atención de Solicitudes, mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. 

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y, por lo tanto, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines informativos, entre otros. En este Último caso, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento. 

Capítulo XII – Tratamiento y finalidad al cual serán sometidos los datos personales 

El tratamiento de los datos personales de empleados, exempleados, alumnos, exalumnos, padres de familia, proveedores, contratistas, clientes o de cualquier persona con la cual EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia.  

Para el desarrollo del objeto social de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S.  es indispensable contar con un mínimo de información, sin la cual no sería posible llevar a cabo la prestación de los servicios educativos propios de nuestra institución.  

Por lo anterior, se hace claridad sobre los datos personales, sin limitarse a los que se mencionarán, que son esenciales e indispensables para la prestación de servicios por parte de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. con fundamento en las definiciones establecidas en la presente política: 

1. Datos de carácter general para atender solicitudes, consultas, comentarios, reclamos o cualquier tipo de petición que sean realizadas por los usuarios a través de cualquier modalidad bien sea escrita o vía e-mail, fax, Whatsapp, Skype, teléfono proporcionado, redes sociales. 

1. Datos de Nómina. 

1. Datos Personales Públicos, Sensibles y Semiprivados requeridos por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. con el fin de contratar al personal requerido para la prestación de los servicios prestados por la empresa y necesarios para ejecutar contratos ya, tales como salarios, prestaciones sociales procesos de selección, procesos disciplinarios, procesos de salud ocupacional, evaluaciones de desempeño, estado de salud, etc. 

1. Datos Personales Públicos y Semiprivados de todos los trabajadores necesarios para el pago de la nómina y la aplicación de los descuentos de ley. 

1. Datos Personales Sensibles y Semiprivados necesarios para desarrollar las actividades propias del Comité de Convivencia Laboral, el Comité de salud Ocupacional y demás organismos internos relacionados con el personal. 

1. Datos de Proveedores y Contratistas. 

1. Datos personales públicos, semiprivados, sensibles y privados necesarios para que EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. suscriba los contratos requeridos y reciba los productos necesarios para llevar a cabo su objeto. 

1. Datos personales semiprivados y sensibles como el RUT, Certificado de existencia y representación legal, hoja de vida, copia de afiliaciones a seguridad social integral, certificado de trabajo de alturas. 

1. Datos de Sistemas de Videovigilancia (SV). 

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.   

1. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.   

1. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).   

1. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S.  

1. Suministrar información de contacto a los miembros contratistas directos e indirectos, y cualquier tercero con el cual EVINKA TECHNOLOGY S.A.S tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo para la ejecución de estas.  

1. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.  

1. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el cobro de obligaciones pecuniarias derivadas de relaciones contractuales, el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.  

1. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.  

1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S con el Titular de la Información.  

1. Transferir datos personales fuera del país a la compañía matriz de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. para cumplir con las regulaciones antilavado de activos que le aplican.  

1. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.  

1. Prestar los servicios ofrecidos por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

1. Suministrar la información a terceros con los cuales EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado 

1. Tratamiento de Datos Públicos: EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. advierte que trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza publica que administra en el cumplimiento de sus funciones. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que regulen y complementen esta materia.  

1. Tratamiento de Datos Sensibles: Para el caso de datos personales sensibles, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:  

1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.  

1. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.  

1. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.  

1. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.  

1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.  

1. Tratamiento de Datos Sensibles de Menores:  El tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y solo se podrá realizar entre tanto responda y respete con el interés superior del menor y así mismo asegure el respeto de los derechos fundamentales, lo anterior de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.  En todos los casos, los responsables y encargados que utilicen Sistemas de Vigilancia, los cuales involucren el tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes deben tener en cuenta las siguientes reglas:  

1. Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con el consentimiento de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento.  

1. Informar a los padres o representantes legales respecto de la finalidad y el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores.  

1. Limitar la recolección y demás tratamiento de las imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración con la finalidad previamente informada.  

1. Garantizar la seguridad y reserva de datos personales de los menores.  

1. Restringir el acceso y la circulación de imágenes, conforme a lo que se encuentre establecido en la ley.  

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. y cualquier persona involucrada en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan principios y obligadas señaladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.  

Capítulo XIII – Autorización para el tratamiento de datos personales 

Se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular para el uso de sus Datos Personales, la cual deberá obtener EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. previo diligenciamiento del Formato denominado:  Autorización para el Tratamiento de Datos Personales,  Autorización para el Tratamiento de Datos Personales Proveedores y Contratistas,  el que aplique de acuerdo con la calidad del titular, el cual debe ser diligenciado en su totalidad, con información veraz y entregado en la Recepción – Portería, en la Administración o mediante solicitud al correo electrónico: admin.co@evinka.tech 

En EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., se tratarán sus datos para los fines indicados en esta Política y nunca para finalidades diferentes a las autorizadas por el Titular. De igual manera, al momento de la recolección de los datos el Titular debe ser informado, de forma expresa, inequívoca de la finalidad del tratamiento, además de las posibilidades de ejercer el derecho de habeas data, de acceso, rectificación, supresión y oposición a la información que es recolectada. 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. obtiene su Autorización utilizando los formatos señalados en este Capítulo, una vez diligenciado el que corresponda, puede ser allegado por el Titular, a través de los medios dispuestos por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. y, que de acuerdo con las normas vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano, garantizan su consulta posterior, los cuales son: (i) Por escrito; (ii) Por correo electrónico completa y debidamente diligenciado por quien otorga la Autorización; (iii) O mediante conducta concluyente para el caso de imágenes. 

Capítulo XIV – Aviso de Privacidad 

El Aviso de Privacidad es un documento físico que se pone a disposición del Titular con el fin de informarle sobre el Tratamiento de los datos personales y comunicar información relacionada con la existencia de la Política Integral de Datos Personales la forma de acceder a la misma, las finalidades del Tratamiento y contiene: 

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable de Tratamiento. 

1. El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este. 

1. Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, así como los cambios que se produzcan. 

1. Los derechos del titular. 

1. Los procedimientos para la atención de consultas y reclamos. 
   f. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas relacionadas con los datos sensibles. 

Capítulo XVI – Garantías del derecho de acceso 

Para garantizar el derecho de acceso del Titular de los datos, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos. 

Capítulo XVII – Procedimientos para el ejercicio de los derechos del titular 

1. Procedimiento de Consultas: 

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., mediante comunicación dirigida al Responsable, la cual puede ser radicada en físico en el domicilio de la empresa o enviada al correo electrónico:  andres.albarracin@evinka.tech,  en todo caso el Titular deberá indicar con claridad el lugar y dirección de notificación de la respuesta. 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se emitirá la respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

1. Procedimiento de Reclamos 

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Copropiedad al correo electrónico: andres.albarracin@evinka.tech, o mediante comunicación escrita dirigida al Representante legal de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

En caso de que el reclamo no sea de competencia de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

1. Procedimiento para la Atención de Petición de actualización y/o rectificación 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: 

1. El Titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico: andres.albarracin@evinka.tech,  en medio físico dirigido al Representante legal indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición. 

1. EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al Titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad, el cual estará disponible en la Recepción de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

1. Procedimiento para la Atención de Petición de Supresión de Datos 

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: 

1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 

1. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 

1. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

Sin embargo, este derecho del Titular no es absoluto y en consecuencia EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. podrá negar su ejercicio, cuando: 

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

1. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 

1. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. aplicará internamente el Procedimiento Atención de Solicitudes que regula estos trámites. 

Capítulo XVIII – Registro Nacional de Bases de Datos 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. se reserva, en los eventos contemplados en la Ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.  

Capítulo XIX – Seguridad de la información y medidas de seguridad 

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Capítulo XX – Utilización y transferencia internacional de datos personales, e información personal por parte de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. 

Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.  

Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe EVINKA TECHNOLOGY S.A.S.. no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.  

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar 

Capítulo XXI – Vigencia 

La presente política rige a partir del 6 de mayo de 2024 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. 

EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales en el que se definen, entre otros, los principios que cumplirán al transferir, recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad u operación con datos personales y los mecanismos para que los ejerzan. Esta política puede ser consultada en la página web https://evinka.tech/ 

Los datos principales de EVINKA TECHNOLOGY S.A.S. a los que usted se puede comunicar para recibir más información son: